Kanban

Esta guía presenta las ventajas de Kanban y explica cómo crear un tablero sencillo que puedes adaptar a tus necesidades.

¿Qué es Kanban?

Origen

Kanban se desarrolló en Toyota en la década de 1950, después de observar cómo los supermercados reponían un artículo cuando un cliente lo retiraba. La demanda determina el ritmo de producción, evita excedentes y mantiene un flujo eficaz.

Sus principios se aplican hoy a casi cualquier trabajo en equipo.

Ventajas

1. Mayor transparencia: el equipo ve el estado y la cantidad de trabajo.
2. Mejor colaboración: los problemas visibles alimentan la mejora continua.
3. Más concentración: se limita el trabajo en curso.
4. Mayor calidad: se desaconseja la multitarea y se reducen las distracciones.

Configurar un tablero Kanban

Definir las columnas

Para una configuración sencilla, usa Todo, Doing y Done. Las tarjetas empiezan a la izquierda y avanzan hacia la derecha cuando queda capacidad libre.

Si el trabajo pasa entre especialidades, usa etapas como Backlog, Design, Code, Test y Done.

Crear las tarjetas

Las tarjetas nuevas comienzan en la cola de la columna izquierda. Añade un título breve, la información necesaria para empezar y una fecha límite si corresponde.

Como punto de partida, intenta que una tarjeta represente aproximadamente un día de trabajo para pasar a la siguiente columna. Las tarjetas demasiado pequeñas cuestan demasiado de crear; las demasiado grandes avanzan con lentitud.

Usar el tablero Kanban

Tirar en lugar de empujar

Kanban usa un sistema pull: quien realizará una tarea la toma cuando tiene capacidad, en vez de recibir trabajo impuesto por otra persona.

Limitar el trabajo en curso

Cada columna, salvo la cola inicial y la final, debe tener un límite de trabajo en curso (WIP). Cuando se alcanza, no entra ningún elemento nuevo hasta que queda un hueco.

El límite debe ser lo bastante bajo para evitar sobrecarga y lo bastante alto para que el trabajo no se bloquee.

Establecer un ritmo de revisión

Revisa regularmente el flujo, a diario al principio. Ajusta las columnas, la información de las tarjetas, los límites WIP y cualquier obstáculo. Kanban se basa en la mejora continua.

Mover tarjetas hacia atrás

Si una tarjeta debe volver a una columna anterior, suele señalar un problema de proceso. Siempre que sea posible, déjala donde está y crea una tarea nueva que describa qué debe hacerse para desbloquearla.

La tarjeta problemática sigue ocupando un hueco y atrae la atención. Puedes etiquetarla #blocked y usar #unblocker en la nueva tarea.

Conclusión

Kanban es lógico y sencillo de aplicar. Su flujo visual fomenta la colaboración, la mejora continua y la responsabilidad del equipo, mientras permite concentrarse en pocas tareas y producir trabajo de mayor calidad.