GTD

Esta guía muestra cómo usar Workflowy para aplicar GTD («Getting Things Done»), el método de gestión de tareas creado por David Allen.

Principios de GTD

GTD consiste en capturar, aclarar y organizar todas tus tareas e información en un sistema fiable. Dos ideas son esenciales: no depender de la memoria y dividir cada proyecto en acciones concretas para reducir la fricción al actuar.

1. Capturar

Cada tarea, idea o dato nuevo llega a una Bandeja de entrada. No intentes organizarlo todavía: captúralo para liberar tu atención.

2. Aclarar

Procesa la bandeja de entrada cada día con tres preguntas.

¿Se puede llevar a la práctica?

Si no, colócalo en Referencias si puede ser útil, en Algún día si podría convertirse en proyecto o elimínalo.

¿Se puede completar en un solo paso?

Si necesita varios pasos, crea un Proyecto, define su primera acción concreta y colócala en Siguiente, Calendario o Delegado.

¿Llevará menos de dos minutos?

Si es así, hazlo ahora. De lo contrario, añádelo a Siguiente, Calendario o Delegado.

3. Organizar

Agrupa o etiqueta las acciones de Siguiente por contexto: trabajo, casa, persona, lugar o herramienta. Añade una fecha a los elementos del Calendario e indica quién es responsable de las tareas delegadas.

4. Revisar

Al menos una vez por semana:

1. Vacía la bandeja de entrada.
2. Revisa las fechas pasadas y futuras del Calendario.
3. Limpia la lista Siguiente.
4. Haz seguimiento de las tareas delegadas.
5. Comprueba que cada proyecto activo tenga una siguiente acción.
6. Reevalúa Algún día.

5. Actuar

Empieza por las actividades con fecha de hoy y después trabaja en Siguiente, filtrando por el contexto apropiado. Sigue capturando nuevas entradas y acláralas más tarde.

Configurar GTD en Workflowy

Crea un elemento raíz con las secciones Bandeja de entrada, Proyectos, Siguiente, Calendario, Delegado, Algún día y Referencias.

Añade algunos elementos a la bandeja de entrada y aplica las tres preguntas.

La información no accionable puede ir a Referencias.

Los elementos de varios pasos se convierten en proyectos.

Coloca las acciones largas en Siguiente, programa las que dependan de una fecha y realiza de inmediato las que lleven menos de dos minutos.

Agrupa los proyectos por contexto y define la primera acción.

Para mostrar una acción en Siguiente sin separarla del proyecto, abre su menú y elige Mirror (Live copy). La copia, señalada con un rombo, permanece sincronizada.

Puedes organizar las siguientes acciones con etiquetas…

…o agruparlas visualmente por contexto.

Seguir tareas delegadas

Crea primero una acción en Siguiente para delegar la tarea.

Cuando la hayas transmitido, márcala con #waiting o colócala en En espera. Añade la fecha y el nombre de la persona para saber cuándo hacer seguimiento.

Detalles prácticos

Completar elementos

Puedes tachar los elementos terminados, etiquetarlos o moverlos a un archivo. Elige lo que mantenga el sistema más legible.

Usar el calendario

No hace falta crear una línea para cada día. Añade fechas solo a las acciones necesarias y crea una búsqueda favorita today - 14 days desde Calendario para ver siempre las próximas dos semanas.

Conclusión

El valor de GTD procede de cinco hábitos:

1. Capturarlo todo.
2. Aclarar cada elemento.
3. Organizar las acciones en el lugar correcto.
4. Revisar el sistema semanalmente.
5. Actuar a diario desde un sistema fiable.