Principios de la gestión de tareas

Desde una lista de tareas domésticas hasta la gestión de una empresa, todo comienza por definir y organizar claramente las actividades.

1. Identificar y definir las tareas

Empieza por determinar el objetivo que deben ayudarte a alcanzar. Un error común es escribir inmediatamente una lista sin pensar en el resultado esperado.

Formula el resultado y enumera las tareas necesarias. Workflowy permite convertir cualquier elemento en una tarea. Consulta Tareas.

Crear una tarea con un comando slash

1. Coloca el cursor en el elemento
2. Escribe / para abrir el menú
3. Escribe todo y presiona Enter

Crear varias tareas

1. Selecciona varios elementos
2. Elige To-do en el menú de selección múltiple

Dividir las tareas

Descompón las tareas en pasos manejables. Si no sabes claramente cómo empezar, probablemente esté mal definida o sea demasiado vaga.

2. Priorizar las tareas

Agrupar por categoría

Agrupa según un criterio útil: área de tu vida, proyecto o lugar donde se realiza.

Ordenar por fecha límite

Colócalas según su vencimiento cuando existan plazos.

Ordenar por importancia o urgencia

Piensa qué tareas tienen consecuencias negativas si no se realizan pronto.

Ordenar por impacto

Empieza, en igualdad de condiciones, por las actividades con mayor efecto personal o profesional.

3. Planificar las tareas

Después de decidir qué hacer y en qué orden, reserva tiempo. Revisa la lista, estima qué puedes realizar razonablemente y comprométete a dedicarle ese tiempo.

Marca claramente las tareas previstas para un periodo o día. Así verás el progreso aunque la lista general siga siendo larga.

4. Seguir el progreso

Compara cada día lo planificado con lo terminado para comprender cuánto trabajo puedes realizar en un tiempo determinado.

Con la práctica estimarás mejor la duración y podrás ajustar la cantidad u orden de las tareas. Una revisión diaria crea un ciclo de mejora de la forma en que defines, divides, priorizas y planificas el trabajo.