Lista de tareas

La lista de tareas es tan básica en la productividad moderna que resulta fácil pasarla por alto. Esta guía presenta buenas prácticas para obtener más de ella.

¿Quieres empezar ya? Usa el creador gratuito de listas de tareas de Workflowy.

Usar una lista de tareas

El principio parece evidente: escribir, mirar qué sigue, actuar, marcar y continuar. Sin embargo, se repiten varios problemas:

• Listas dispersas en varios lugares
• Una lista que no indica claramente qué hacer después
• Cada vez más elementos en una lista ya sobrecargada
• Una lista inaccesible cuando aparece una tarea nueva

Para evitarlos, usa CORE: Capture, Optimize, Refine y Evaluate.

Capturar elementos

Facilita al máximo añadir una tarea. Cuanto más esfuerzo requiera, más probable es que intentes recordarla en lugar de registrarla.

Workflowy permite añadir rápidamente elementos desde la web, el escritorio y el móvil. Mantén una única fuente con todas tus tareas para no perder elementos ni decidir dónde clasificarlos antes de capturarlos.

Optimizar

Organiza la lista para colocar primero lo más importante y útil. Así podrás confiar en la siguiente tarea en vez de reconsiderar continuamente el orden.

Tragarse el sapo

Identifica la tarea más difícil e importante del día y colócala al principio. Terminarla pronto libera el resto del día.

Método Eisenhower

Clasifica las tareas por urgencia e importancia: urgentes e importantes, importantes pero no urgentes, urgentes pero no importantes y ninguna de las dos.

Puedes usar cuatro etiquetas diferentes…

…o agrupar las tareas con separadores.

Precisar

Comprueba que cada elemento describa una siguiente acción clara. Si no es así, divídelo.

Algunos elementos son en realidad proyectos con varios pasos. Añade esos pasos debajo hasta que la siguiente acción sea evidente.

Evaluar

Revisa periódicamente la lista. ¿Qué prioridades han cambiado? ¿Qué tareas ya no deberían estar? ¿Cuáles faltan?

El tiempo es limitado. Elimina las tareas que sabes que no realizarás y sé realista. Una lista de tareas no enumera lo que te gustaría hacer, sino lo que vas a hacer.

Conclusión

Al aplicar CORE, mejoras una lista sencilla sin adoptar un método más complejo. Estas prácticas también fortalecen otros sistemas, como el método Ivy Lee.

Una buena lista proporciona estructura y sienta las bases de calendarios, Pomodoro y time blocking.