Créer une bibliothèque de modèles

Ce guide explique comment créer une bibliothèque de modèles dans Workflowy. Quelle que soit votre activité ou la taille de votre équipe, certains processus se répètent. Une bibliothèque de modèles permet de gagner du temps, de normaliser ces processus et d’éviter de repartir de zéro.

Un modèle prêt à compléter réduit également l’effort demandé aux personnes avec lesquelles vous travaillez. La structure montre clairement quelles informations sont attendues.

La création d’une bibliothèque suit trois étapes :

1. Identifier les processus récurrents
2. Créer des modèles standard
3. Les organiser dans une bibliothèque

Identifier les processus récurrents

Toute collaboration comporte des activités répétitives : créer un ticket d’assistance, ajouter une entrée de journal, commencer une nouvelle semaine sur un tableau ou prendre des notes de réunion. Tout ce que vous faites régulièrement dans Workflowy est un bon candidat pour un modèle.

Passez en revue les processus de votre espace de travail. Lesquels nécessitent chaque fois la création et le remplissage d’un document ou d’un ticket ? Certains documents existants peuvent déjà servir de point de départ.

Imaginons un atelier de vélos qui crée un ticket chaque fois qu’un client apporte son vélo en réparation :

Créer des modèles standard

Comme un ticket semblable est créé pour chaque client, dupliquez-en un, conservez les parties fixes et remplacez les informations variables par des espaces réservés, par exemple le nom du client.

Vérifiez que la fonction Templates est activée dans les réglages du compte. Ouvrez ensuite le menu de la puce qui contient le modèle et choisissez Make template. L’élément devient un bouton qui crée une nouvelle instance du modèle. Développez-le pour voir son contenu.

S’il n’existe que quelques modèles utilisés dans une zone précise, vous pouvez les conserver sur place. Mais une grande collection devient vite encombrante. Créez alors chaque modèle une seule fois dans une bibliothèque et utilisez les miroirs pour l’amener à l’emplacement voulu.

Attribuez au modèle une balise courte qui facilitera sa recherche. Pour un modèle d’entretien destiné à un plombier, vous pourriez utiliser #t-int-plumber : #t pour modèle, int pour entretien et plumber pour le rôle.

Pour utiliser cette méthode :

1. Placez le curseur à l’endroit où insérer le modèle
2. Saisissez deux parenthèses pour ouvrir le sélecteur de miroirs
3. Recherchez la balise du modèle et sélectionnez-le
4. Ouvrez le menu de la puce et détachez le miroir

Cette méthode évite de stocker tous les modèles à chaque endroit où ils seront utilisés. Comme la version de référence reste centralisée, une seule mise à jour dans la bibliothèque suffit pour que les utilisations futures bénéficient de la dernière version.

Organiser les modèles dans une bibliothèque

Une bibliothèque dédiée est l’emplacement naturel des modèles récupérés à l’aide de balises et de miroirs. Conservez-y également une copie des modèles utilisés à un seul endroit.

La bibliothèque devient un référentiel commun pour vos collaborateurs et sert de sauvegarde en cas de suppression ou de modification accidentelle. Si votre espace comporte déjà un wiki ou une section décrivant les processus, placez-y la bibliothèque.

Regroupez les modèles par domaine ou fonction afin de simplifier la navigation et la recherche.

En identifiant les processus répétitifs, en créant des modèles adaptés et en les organisant dans une bibliothèque, vous économiserez à long terme de nombreuses heures pour vous-même et vos collaborateurs.