Principes de la prise de notes en réunion

Ce guide explique comment préparer des réunions productives et en tirer le maximum. Il présente les bases d’une bonne gestion de réunion et l’utilisation de Workflowy pour arriver parfaitement préparé.

Les réunions sont souvent mal vécues parce qu’elles prennent du temps sans apporter beaucoup de clarté. Une bonne préparation permet au moins de vous assurer que ce temps sera utile.

Préparer un ordre du jour

Comme beaucoup d’activités, une réunion bénéficie d’un peu de planification. Dès que la conversation commence, le risque de s’éloigner du sujet augmente. Un ordre du jour fournit les repères nécessaires pour maintenir la discussion concentrée.

Quel est le sujet ?

Si vous animez la réunion, précisez clairement son thème. Les participants compteront sur vous pour guider la conversation et veiller à ce qu’elle reste productive.

Qui doit participer ?

Réfléchissez aux sujets qui seront abordés. N’invitez pas des personnes qui ne pourront pas contribuer et n’oubliez pas celles dont l’avis est nécessaire.

Rassembler les informations

Préparez un modèle simple contenant le sujet principal et les trois grandes catégories d’informations à traiter : questions, mises à jour et décisions. Cette structure est utile, que vous dirigiez la réunion ou y participiez.

Questions

Notez les informations qui vous manquent ou les points à clarifier pour poursuivre votre travail. Identifiez les personnes susceptibles d’y répondre.

Mises à jour

Rassemblez les informations que vous devez communiquer pour que les autres puissent avancer, ou celles que l’on attend de vous. Ajoutez à la liste les personnes qui doivent les recevoir.

Décisions

Consignez les choix et résolutions qui doivent être communiqués pour faire avancer le travail. Assurez-vous d’inclure toutes les personnes concernées.

Après avoir examiné ces trois catégories et vérifié la liste des participants, votre ordre du jour de base est prêt.

Capturer les informations essentielles

Pendant la réunion, posez les questions préparées, notez les mises à jour pertinentes et consignez les tâches dont vous êtes responsable.

Écrivez les informations dès que possible. Plus vous attendez, plus vous risquez de les oublier ou de manquer un détail important. Demandez des précisions si une tâche n’est pas claire.

Transformez immédiatement vos actions en tâches afin de les retrouver facilement. Sélectionnez plusieurs éléments et choisissez Todo, ou ouvrez le menu d’une puce et choisissez Todo. Une case à cocher est ajoutée et vous pouvez retrouver les tâches inachevées avec is:todo.

Ajoutez également une échéance si nécessaire. Saisissez une date dans la note de l’élément ; Workflowy propose une balise de date que vous pouvez confirmer. Vous pourrez ensuite rechercher des périodes telles que this week ou this month.

Partager les notes si nécessaire

Si vous dirigez la réunion ou êtes chargé des notes, créez un élément de notes de réunion et partagez-le avec votre équipe ou les autres participants.

Avec un lien secret, les destinataires n’ont pas besoin de compte Workflowy pour consulter les notes. C’est aussi une façon simple de faire découvrir Workflowy à votre équipe.

Quelques minutes de préparation avant la prochaine réunion suffisent ainsi à rendre le temps passé plus utile et plus productif.