GTD

Ce guide montre comment utiliser Workflowy pour mettre en place GTD (« Getting Things Done »), la méthode de gestion des tâches créée par David Allen.

Les principes de GTD

GTD consiste à capturer, clarifier et organiser toutes vos tâches et informations dans un système fiable. Deux idées sont essentielles : ne pas dépendre de sa mémoire et décomposer chaque projet en actions concrètes afin de réduire la friction au moment d’agir.

1. Capturer

Chaque nouvelle tâche, idée ou information arrive dans une Boîte de réception. Ne cherchez pas encore à l’organiser : capturez-la simplement pour libérer votre attention.

2. Clarifier

Traitez votre boîte de réception chaque jour en posant trois questions.

Est-ce actionnable ?

Si ce n’est pas actionnable, placez l’élément dans Références s’il peut être utile, dans Un jour peut-être s’il pourrait devenir un projet, ou supprimez-le.

Peut-on le terminer en une seule étape ?

Si plusieurs étapes sont nécessaires, créez un Projet, définissez sa première action concrète, puis placez celle-ci dans Suivant, Calendrier ou Délégué.

Cela prend-il moins de deux minutes ?

Si oui, faites-le tout de suite. Sinon, ajoutez-le à Suivant, Calendrier ou Délégué selon le cas.

3. Organiser

Regroupez ou étiquetez les actions de Suivant selon leur contexte : travail, domicile, personne concernée, lieu ou outil nécessaire. Ajoutez une date aux éléments du Calendrier et indiquez clairement qui est responsable des tâches déléguées.

4. Revoir

Au moins une fois par semaine :

1. Videz la boîte de réception.
2. Examinez les dates passées et à venir du Calendrier.
3. Nettoyez la liste Suivant.
4. Relancez les tâches déléguées si nécessaire.
5. Vérifiez que chaque projet actif possède une prochaine action.
6. Réévaluez la liste Un jour peut-être.

5. Agir

Commencez par les activités datées du jour, puis travaillez dans Suivant en filtrant selon le contexte approprié. Continuez à capturer les nouvelles entrées et clarifiez-les plus tard, généralement en fin de journée.

Mettre GTD en place dans Workflowy

Créez un élément racine et ajoutez les sections Boîte de réception, Projets, Suivant, Calendrier, Délégué, Un jour peut-être et Références.

Ajoutez quelques éléments dans la boîte de réception, puis appliquez les trois questions de clarification.

Une information non actionnable peut rejoindre Références.

Les éléments nécessitant plusieurs étapes deviennent des projets.

Placez les actions longues dans Suivant, planifiez celles qui dépendent d’une date et faites immédiatement celles qui prennent moins de deux minutes.

Regroupez ensuite vos projets par contexte et définissez leur première action.

Pour afficher une action dans Suivant sans la dissocier de son projet, ouvrez le menu de l’élément et choisissez Mirror (Live copy). La copie miroir, signalée par un losange, reste synchronisée partout.

Vous pouvez organiser les prochaines actions avec des étiquettes…

…ou les regrouper visuellement par contexte.

Suivre les tâches déléguées

Créez d’abord une action dans Suivant pour déléguer la tâche.

Une fois la demande transmise, marquez-la #waiting ou placez-la dans une section En attente. Ajoutez la date et le nom de la personne afin de savoir quand effectuer une relance.

Quelques détails pratiques

Terminer les éléments

Vous pouvez barrer les éléments terminés, leur ajouter une étiquette ou les déplacer dans une archive. Choisissez l’approche qui rend votre système le plus lisible.

Utiliser le calendrier

Il n’est pas nécessaire de créer manuellement une ligne pour chaque jour. Ajoutez des dates seulement aux actions concernées, puis créez une recherche favorite today - 14 days depuis la section Calendrier pour voir en permanence les deux semaines à venir.

Conclusion

La valeur de GTD vient de cinq habitudes :

1. Tout capturer.
2. Clarifier chaque élément.
3. Organiser les actions au bon endroit.
4. Revoir le système chaque semaine.
5. Agir quotidiennement à partir de ce système fiable.