Liste de tâches

La liste de tâches est si fondamentale dans les méthodes modernes de productivité et de gestion qu’elle passe facilement inaperçue. Ce guide l’examine comme n’importe quel autre système de productivité et présente les bonnes pratiques pour en tirer davantage.

Vous voulez commencer tout de suite ? Utilisez le créateur gratuit de listes de tâches Workflowy.

Même si une liste paraît simple, un peu de réflexion la rend beaucoup plus utile. Elle suffit parfois à gérer tout votre travail : pourquoi compliquer les choses ?

Utiliser une liste de tâches

Le principe semble évident : écrire, regarder ce qui vient ensuite, agir, cocher et poursuivre. Pourtant, plusieurs problèmes reviennent souvent :

• Des listes dispersées à plusieurs endroits
• Une liste qui n’indique pas clairement quoi faire ensuite
• Toujours plus d’éléments ajoutés à une liste déjà surchargée
• Une liste inaccessible au moment où une nouvelle tâche vient à l’esprit

Pour les éviter, utilisez la méthode CORE : Capture, Optimize, Refine et Evaluate, soit capturer, optimiser, préciser et évaluer.

Les étapes CORE : Capture, Optimize, Refine et Evaluate.

Capturer les éléments

Une tâche doit atteindre la liste pour avoir une chance d’être accomplie. Rendez l’ajout aussi facile que possible : plus il demande d’efforts, plus vous serez tenté de compter sur votre mémoire.

Workflowy permet d’ajouter rapidement des éléments depuis le Web, les applications de bureau et les applications mobiles. Conservez une source unique regroupant toutes vos tâches plutôt que plusieurs listes dispersées.

Avec une seule liste, vous évitez d’égarer des éléments et n’avez pas à décider où les classer avant de les capturer. La simplicité transforme plus facilement ce geste en habitude.

Optimiser

Toutes les tâches n’ont pas la même urgence. Organisez la liste afin de placer en premier les éléments les plus importants et les plus utiles. Vous pourrez ainsi faire confiance à la prochaine tâche au lieu de remettre constamment l’ordre en question.

Trier et hiérarchiser

Adoptez une méthode simple pour classer les tâches. Sans système fiable, vous risquez de choisir ce qui paraît le plus facile plutôt que ce qui compte vraiment.

Avaler le crapaud

Repérez la tâche la plus difficile et la plus importante de la journée, puis placez-la en tête de liste. La terminer tôt libère le reste de la journée pour des activités moins importantes et procure un sentiment d’accomplissement.

Méthode Eisenhower

La méthode Eisenhower classe les tâches selon leur urgence et leur importance. Elle distingue quatre catégories : urgentes et importantes, importantes mais non urgentes, urgentes mais non importantes, puis ni urgentes ni importantes.

Vous pouvez attribuer quatre balises différentes aux éléments pour indiquer leur catégorie.

Vous pouvez également les regrouper à l’aide de séparateurs.

Préciser

Une fois la liste ordonnée, vérifiez que chaque élément décrit une prochaine action claire. Dans le cas contraire, décomposez-le.

Diviser pour mieux avancer

Certains éléments sont en réalité des projets comportant plusieurs étapes. Ajoutez ces étapes sous l’élément afin de savoir quoi faire au moment de commencer. Une tâche volumineuse et vague est beaucoup plus facile à éviter.

La clarté transforme une activité complexe en une succession d’étapes. Décomposez vos tâches jusqu’à ce que la prochaine action soit évidente.

Évaluer

Lorsque la liste grandit, prenez l’habitude d’en réexaminer le contenu. Quelles priorités ont changé ? Quelles tâches ne devraient plus y figurer ? Lesquelles manquent ?

Le temps est limité : une liste sans fin finit par générer de l’anxiété. Supprimez sans hésiter les tâches que vous savez ne pas vouloir accomplir et restez réaliste sur ce que vous pouvez faire.

Une liste de tâches n’est pas la liste de ce que vous aimeriez faire, mais de ce que vous allez faire. Examinez-la chaque jour pour supprimer, ajouter ou déplacer les éléments nécessaires.

Conclusion

Les systèmes les plus simples suffisent parfois à rester organisé au quotidien. En appliquant les quatre étapes CORE, vous améliorez votre pratique sans devoir adopter une méthode plus complexe. Si votre liste appartient à un autre système, ces habitudes en renforceront également l’efficacité, par exemple avec la méthode Ivy Lee.

Loin d’être une boîte où les tâches s’accumulent, une bonne liste fournit une structure utile et pose les bases d’autres outils de productivité, comme les calendriers, la technique Pomodoro et le time blocking.