テンプレートライブラリを作る

このガイドでは、Workflowyにテンプレートライブラリを作る方法を説明します。どの活動やチームにも繰り返し行う手順があります。ライブラリを作れば、時間を節約し、手順を標準化し、毎回ゼロから始めずに済みます。

3つの段階で作れます。

1. 繰り返す手順を見つける
2. 標準テンプレートを作る
3. テンプレートをライブラリに整理する

繰り返す手順を見つける

サポートチケットの作成、日記への項目追加、ボードで新しい週を始める、会議メモを書くなど、共同作業には繰り返す活動があります。Workflowyで定期的に行う作業は、すべてテンプレートの候補です。

ワークスペースの手順を確認しましょう。毎回似た文書やチケットを作成して記入する作業は何でしょうか？ 既存の文書がよい出発点になる場合もあります。

たとえば、自転車修理店が顧客から自転車を預かるたびにチケットを作るとします。

標準テンプレートを作る

既存のチケットを複製し、固定部分は残したまま、顧客名など毎回変わる情報をプレースホルダーに置き換えます。

設定でTemplatesが有効になっていることを確認します。テンプレートを含む項目のメニューを開き、Make templateを選択します。項目が新しいインスタンスを作るボタンに変わります。展開すれば内容を確認できます。

特定の領域で使うテンプレートが少数なら、その場所に置けます。数が増えると複雑になるため、テンプレートはライブラリに一つずつ作り、ミラーで必要な場所へ持ってきましょう。

各テンプレートに短いタグを付けて、見つけやすくします。配管工の面接テンプレートなら、テンプレート、面接、職種を示す#t-int-plumberのようなタグを使えます。

この方法を使う手順は次のとおりです。

1. テンプレートを挿入する場所へカーソルを置きます。
2. 左かっこを2つ入力し、ミラー選択画面を開きます。
3. タグを検索してテンプレートを選択します。
4. 項目メニューを開き、ミラーを分離します。

参照版はライブラリに残るため、一か所で更新すれば、今後使うテンプレートも最新版になります。

テンプレートをライブラリに整理する

タグやミラーで利用するテンプレートは、専用ライブラリに保管するのが自然です。一か所だけで使うテンプレートのコピーも一緒に保管しましょう。

ライブラリは共同作業者が共有する保管場所になり、誤って削除または変更した場合のバックアップにもなります。Wikiや手順のセクションがあるなら、その中にライブラリを置きます。

領域や機能ごとにテンプレートをまとめると、閲覧と検索が簡単になります。

繰り返しの作業を見つけ、適切なテンプレートを作り、ライブラリへ整理することで、長期的に多くの時間を節約できます。