タスク管理の基本

家事リストから会社経営まで、すべては活動を明確に定義して整理することから始まります。

1. タスクを見つけて定義する

タスクで達成する目標から決めます。望む成果を考えず、すぐリストを書き始めるのはよくある間違いです。

成果を明確にし、必要なタスクを書きます。Workflowyではどの項目もTo-doへ変えられます。詳しくはTo-doをご覧ください。

スラッシュコマンドでTo-doを作る

1. 変更する項目へカーソルを置きます。
2. /と入力してメニューを開きます。
3. todoと入力し、Enterを押します。

複数のTo-doを作る

1. 複数の項目を選択します。
2. 複数選択メニューでTo-doを選択します。

タスクを分ける

タスクを実行可能な段階へ分けます。始め方が明確でないなら、定義が不十分か、曖昧すぎる可能性があります。

2. タスクに優先順位を付ける

カテゴリーにまとめる

生活領域、プロジェクト、活動を行う場所など、役立つ基準でまとめます。

期限順に並べる

期日がある場合は期限順に配置します。

重要度または緊急度で並べる

すぐ行わなければ悪い結果につながるタスクを考えます。

影響で並べる

他の条件が同じなら、私生活や仕事により大きな影響を与える活動から始めます。

3. タスクを計画する

何をどの順序で行うか決めたら、時間を確保します。リストを確認し、実行可能な作業量を見積もり、その時間を使うと決めます。

特定の期間や日付に計画したタスクを明確に示します。リスト全体が長くても、進捗を確認できます。

4. 進捗を追跡する

毎日、計画した内容と完了した内容を比較し、決めた時間でどのくらい作業できるかを把握します。

練習すると所要時間をより正確に見積もり、タスクの量や順序を調整できるようになります。毎日見直すことで、タスクを定義、分解、優先順位付け、計画する方法が継続的に改善されます。