GTD

このガイドでは、David Allenが考案したタスク管理方法、GTD（Getting Things Done）をWorkflowyで使う方法を説明します。

GTDの原則

GTDは、すべてのタスクや情報を信頼できるシステムへ収集し、明確化、整理する方法です。記憶に頼らず、各プロジェクトを具体的な行動へ分解して、実行時の摩擦を減らすという2つの考えが中心です。

1. 収集する

新しいタスク、アイデア、情報はすべてInboxへ入れます。まだ整理せず、注意力を解放できるよう記録します。

2. 明確にする

毎日、3つの質問でInboxを処理します。

実行できるか？

できない場合、あとで役立つ可能性があるものはReference、プロジェクトになる可能性があるものはSomedayへ置き、不要なものは削除します。

1段階で完了できるか？

複数の段階が必要ならProjectを作り、最初の具体的な行動を決めてNext、Calendar、Delegatedのいずれかへ置きます。

2分以内に完了できるか？

できるなら今すぐ行います。できなければ、Next、Calendar、Delegatedのいずれかへ追加します。

3. 整理する

Nextの行動を仕事、家、人、場所、道具などのコンテキストでまとめるか、タグを付けます。Calendarの項目には日付を追加し、委任したタスクには担当者を記します。

4. 見直す

少なくとも週に一度、次のことを行います。

1. Inboxを空にします。
2. Calendarの過去と今後の日付を確認します。
3. Nextリストを整理します。
4. 委任したタスクを確認します。
5. すべての活動中プロジェクトに次の行動があるか確認します。
6. Somedayリストを再評価します。

5. 実行する

今日の日付がある活動から始め、適切なコンテキストで絞り込んだNextリストから作業します。新しい項目は引き続き収集し、あとで明確にします。

WorkflowyにGTDを設定する

Inbox、Projects、Next、Calendar、Delegated、Someday、Referenceセクションを含む最上位項目を作ります。

Inboxへいくつか項目を追加し、3つの質問を適用します。

実行できない情報はReferenceへ置けます。

複数の段階が必要な項目はプロジェクトになります。

時間のかかる行動はNextへ置き、日付次第のタスクは予定を設定し、2分以内に終わるものはすぐに処理します。

プロジェクトをコンテキストごとにまとめ、最初の行動を決めます。

行動をプロジェクトから切り離さずNextへ表示するには、メニューで**Mirror (Live copy)**を選択します。ひし形で表示されるコピーは同期され続けます。

次の行動をタグで整理するか…

コンテキストごとに視覚的にまとめられます。

委任したタスクを追跡する

まずNextに、タスクを委任するための行動を作ります。

引き渡したあと、#waitingタグを付けるかWaitingへ置きます。いつ確認するか分かるよう、日付と担当者名を追加します。

実用的な詳細

項目を完了する

完了した項目に取り消し線を付ける、タグを付ける、アーカイブへ移すことができます。システムが最も読みやすくなる方法を選びます。

カレンダーを使う

日付ごとに行を作る必要はありません。必要な行動だけに日付を追加し、Calendarでtoday - 14 days検索をお気に入りに追加すれば、今後2週間を常に確認できます。

まとめ

GTDの価値は5つの習慣から生まれます。

1. すべてを収集する。
2. 各項目を明確にする。
3. 行動を適切な場所へ整理する。
4. 毎週システムを見直す。
5. 毎日、信頼できるシステムをもとに行動する。