협업

Workflowy는 두 사람이 쓰는 공유 목록, 팀 공간 또는 고객과 반복해서 협업하는 시스템이 될 수 있습니다. 복잡한 구조보다 목적, 책임과 인수인계를 쉽게 이해할 수 있게 만드는 것이 중요합니다.

Workflowy에 둘 내용 정하기

고객 요청 관리, 프로젝트 조율, 팀 위키 유지, 집안일 정리처럼 명확한 결과부터 정하세요.

공유 공간에 포함할 내용과 다른 곳에 남겨 둘 내용을 구분하세요. 가능한 모든 용도를 처음부터 지원하는 공간보다 범위를 좁힌 첫 버전이 설명하고 시험하고 개선하기 쉽습니다.

참여할 사람, 필요한 정보와 따르는 절차를 적으세요. 익숙한 업무라면 큰 영역부터 시작해 세부 내용을 더하고, 새로운 업무라면 개별 활동을 적은 뒤 나중에 묶으세요.

단순한 공유 공간 만들기

상위 항목을 만들고 필요한 영역만 추가하세요.

공유 공간
  여기서 시작
  업무
  참고 자료
  대화

• 여기서 시작은 목적, 구조, 담당자와 규칙을 설명합니다.
• 업무에는 진행 중인 항목과 눈에 보이는 단계를 둡니다.
• 참고 자료에는 업무에 필요한 정보를 보관합니다.
• 대화에는 질문과 제안을 남길 예측 가능한 장소를 마련합니다.

준비가 되면 공유 및 협업을 사용해 사람을 초대하거나 적절한 링크를 만드세요. 필요한 만큼의 접근 권한만 부여하세요.

책임과 인수인계 정하기

반복되는 절차마다 누가 항목을 만들고, 누가 처리하며, 그다음에는 무엇이 일어나는지 정하세요. 담당자나 영역이 바뀌는 지점에 특히 주의하세요.

• Push 흐름에서는 한 단계를 끝낸 사람이 항목을 다음 단계로 옮깁니다.
• Pull 흐름에서는 다음 단계 담당자가 여유가 생겼을 때 대기열에서 항목을 가져옵니다.

Inbox, In progress, Review, Done처럼 눈에 보이는 단계는 많은 상태 태그보다 이해하기 쉽습니다. 카드를 열 사이로 옮기는 것이 흐름을 명확하게 한다면 보드를, 태그로 할당하거나 주의를 끄는 것으로 충분하다면 태그와 멘션을 사용하세요.

새 공동 작업자 안내하기

여기서 시작이 다음 질문에 답하는지 확인하세요.

• 이 공간의 목적은 무엇인가요?
• 각 주요 섹션에는 무엇이 있나요?
• 각 영역의 담당자는 누구인가요?
• 업무는 어떻게 들어오고 이동하고 나가나요?
• 질문하거나 변경을 제안할 곳은 어디인가요?

실제 예를 한두 개 추가하세요. 새 공동 작업자에게 안내를 읽고 작은 작업을 완료한 뒤 정해진 곳에 질문을 남기게 하세요. 질문에서 불명확한 규칙이 드러나면 문서를 업데이트하세요.

대화를 항목에 연결해 둘 필요가 있다면 코멘트를, 특정 사람에게 바로 알리려면 @를 사용하세요.

공유 공간에서 미러 안전하게 사용하기

미러는 같은 활성 콘텐츠를 여러 위치에 표시합니다. 팀 대시보드, 개인 보기와 공유 참고 자료에 유용하지만 권한을 고려해야 합니다.

원본 미러는 공유 공간 안에 두세요. 먼저 공유 공간에 항목을 만들고 개인 또는 보조 보기에 미러를 만드세요. 공유 공간 안의 비공개 가상 미러는 다른 사람에게 권한 오류를 표시할 수 있습니다.

고객과 작업하기

보통 누가 업무를 시작하는지에 따라 흐름을 선택하세요.

• 고객 시작 흐름에서는 고객이 요청을 보내고, 작업과 검토 단계를 거쳐 마지막에 고객이 결과를 승인합니다.
• 제공자 시작 흐름에서는 내가 수업, 초안이나 결과물을 전달하고 고객이 응답한 뒤 다시 검토하거나 다음 단계로 옮깁니다.

단순한 공간에는 여기서 시작, Inbox, In progress, Review, Done, Reference를 둘 수 있습니다. 구조를 템플릿으로 만들고 고객마다 인스턴스를 만든 뒤 필요한 사람만 초대하세요.

검토하고 단순화하기

공간을 한동안 사용한 뒤 사라진 업무, 모호한 책임, 중복 정보, 쓰지 않는 섹션과 잊히는 규칙을 찾으세요.

섹션 이름 바꾸기, 인수인계 명확히 하기, 불필요한 단계 없애기, 예 추가하기처럼 가장 작은 근본 문제를 고치세요. 팀이 학습할수록 공간은 더 단순해져야 합니다.