Collaboration

Workflowy peut servir de liste partagée entre deux personnes, d’espace de travail pour une équipe ou de système réutilisable pour collaborer avec des clients. La réussite dépend moins d’une structure élaborée que d’un objectif, de responsabilités et de transmissions faciles à comprendre.

Décider de ce qui appartient à Workflowy

Commencez par un résultat clair : gérer des demandes de clients, coordonner un projet, maintenir un wiki d’équipe ou organiser des responsabilités domestiques.

Définissez ce que contiendra l’espace partagé et ce qui restera ailleurs. Une première version étroite est plus facile à expliquer, tester et améliorer qu’un espace conçu dès le départ pour tous les usages possibles.

Listez les personnes concernées, les informations dont elles ont besoin et les processus qu’elles suivent. Si le travail est bien connu, partez des grands domaines puis descendez dans les détails. S’il est nouveau, commencez par les activités individuelles et regroupez-les ensuite.

Créer un espace partagé simple

Créez un élément parent pour l’espace, puis ajoutez uniquement les principales zones nécessaires :

Espace partagé
  Commencer ici
  Travail
  Références
  Discussions

• Commencer ici explique l’objectif, la structure, les responsables et les règles de travail.
• Travail contient les éléments actifs et les étapes visibles.
• Références stocke les informations utiles à l’exécution du travail.
• Discussions fournit un endroit prévisible pour les questions et suggestions.

Adaptez ces noms à votre activité. Lorsqu’une zone devient difficile à parcourir, ajoutez de la structure à ce moment-là plutôt que de créer plusieurs niveaux vides à l’avance.

Lorsque l’espace est prêt, utilisez Partager et collaborer pour inviter des personnes ou créer le lien approprié. N’accordez à chacun que l’accès dont il a besoin.

Définir les responsabilités et les transmissions

Pour chaque processus récurrent, décidez qui crée l’élément, qui agit dessus et ce qui se passe ensuite. Portez une attention particulière aux moments où la responsabilité change de personne ou de zone.

Deux modèles sont courants :

• Dans un flux push, la personne qui termine une étape déplace l’élément vers la suivante.
• Dans un flux pull, la personne responsable de l’étape suivante consulte une file et prend un élément lorsqu’elle est prête.

Les deux fonctionnent si chacun sait qui est responsable, où apparaît le travail prêt et comment sa réalisation est signalée.

Des étapes visibles comme Inbox, In progress, Review et Done sont souvent plus faciles à comprendre qu’un grand nombre de balises d’état. Utilisez les tableaux si le déplacement entre colonnes clarifie le processus, et les balises et mentions lorsqu’un élément a besoin d’une étiquette ou de l’attention de quelqu’un sans changer d’emplacement.

Gardez les règles courtes et placez-les près du travail qu’elles régissent. Ne documentez les exceptions que lorsqu’elles se répètent assez souvent.

Accueillir de nouveaux collaborateurs

Avant d’inviter quelqu’un, vérifiez que Commencer ici répond à ces questions :

• À quoi sert cet espace ?
• Que contient chaque section principale ?
• Qui est responsable de chaque zone ?
• Comment le travail entre-t-il, circule-t-il et sort-il de l’espace ?
• Où poser une question ou proposer une modification ?

Ajoutez un ou deux exemples réels du principal processus. Ils sont généralement plus faciles à suivre que des instructions abstraites.

Demandez au nouveau collaborateur de lire Commencer ici, d’accomplir une petite tâche réelle et de poser ses questions dans la zone prévue. Mettez la documentation à jour lorsqu’une question révèle une règle ou une structure peu claire.

Utilisez les commentaires si la discussion doit rester associée à un élément, et mentionnez une personne avec @ pour l’avertir directement.

Utiliser les miroirs en toute sécurité dans les espaces partagés

Les miroirs affichent le même contenu actif à plusieurs endroits. Ils conviennent aux tableaux de bord d’équipe, aux vues personnelles de tâches et aux références partagées, mais les autorisations doivent être prises en compte.

Lorsqu’un élément miroir est utilisé dans un espace partagé, conservez le miroir source dans cet espace. Créez d’abord l’élément dans le partage, puis créez ses miroirs dans les vues privées ou secondaires. Un miroir virtuel privé placé dans un partage peut afficher une erreur d’autorisation aux autres personnes.

Pour reconnaître la source, ouvrez le menu de l’élément, affichez ses miroirs et recherchez celui identifié comme source.

Travailler avec des clients

Choisissez le flux selon la personne qui lance généralement le travail :

• Dans un flux initié par le client, celui-ci envoie une demande, vous la faites passer par le travail et la révision, puis il approuve le résultat.
• Dans un flux initié par le prestataire, vous fournissez une leçon, un brouillon ou un livrable ; le client répond, puis vous révisez ou faites avancer le travail.

Un espace client simple peut contenir Commencer ici, Inbox, In progress, Review, Done et Reference. Supprimez les étapes inutiles.

Transformez la structure en modèle, créez une instance pour chaque client et n’invitez que les personnes qui doivent accéder à son contenu. Utilisez les notes sous les titres de section pour expliquer ce qui y appartient et conservez les ressources réutilisables dans une bibliothèque.

Examiner et simplifier

Après une période d’utilisation, examinez l’espace avec les collaborateurs. Repérez le travail perdu, les responsabilités floues, les informations dupliquées, les sections inutilisées et les règles souvent oubliées.

Corrigez le plus petit problème sous-jacent : renommez une section, clarifiez une transmission, retirez une étape redondante ou ajoutez un exemple. L’espace doit devenir plus simple à mesure que l’équipe apprend, pas plus compliqué.