共同作業

Workflowyは、2人で使う共有リスト、チームスペース、または顧客と繰り返し共同作業するシステムになります。複雑な構造よりも、目的、責任、引き継ぎを分かりやすくすることが重要です。

Workflowyに置く内容を決める

顧客からの依頼管理、プロジェクトの調整、チームWikiの維持、家事の整理など、明確な成果から始めます。

共有スペースに含める内容と、別の場所へ残す内容を区別しましょう。考えられるすべての用途へ最初から対応するスペースより、範囲を絞った最初の版の方が説明、テスト、改善しやすくなります。

参加する人、必要な情報、従う手順を書き出します。慣れた仕事なら大きな領域から始めて詳細を加え、新しい仕事なら個別の活動を書いてあとでまとめます。

シンプルな共有スペースを作る

最上位の項目を作り、必要な領域だけを追加します。

共有スペース
  はじめに
  作業
  参考資料
  会話

• はじめにでは、目的、構造、担当者、ルールを説明します。
• 作業には、進行中の項目と目に見える段階を置きます。
• 参考資料には、作業に必要な情報を保管します。
• 会話には、質問や提案を残すための分かりやすい場所を用意します。

準備ができたら、共有と共同作業を使って人を招待するか、適切なリンクを作成します。必要な範囲のアクセス権だけを付与してください。

責任と引き継ぎを決める

繰り返す手順ごとに、誰が項目を作り、誰が処理し、その次に何が起きるかを決めます。担当者や領域が変わる場所には特に注意してください。

• Pushフローでは、段階を終えた人が項目を次の段階へ移します。
• Pullフローでは、次の段階の担当者が余裕のできたときに待機列から項目を取ります。

Inbox、In progress、Review、Doneなどの目に見える段階は、多数のステータスタグより理解しやすいものです。カードを列間で移動すると流れが明確になるならボードを、タグによる割り当てや注意喚起だけで十分ならタグとメンションを使います。

新しい共同作業者を案内する

はじめにで次の質問に答えているか確認します。

• このスペースの目的は何ですか？
• 各主要セクションには何がありますか？
• 各領域の担当者は誰ですか？
• 作業はどのように入り、移動し、出ていきますか？
• 質問や変更の提案はどこで行いますか？

実例を一つか二つ追加します。新しい共同作業者には、案内を読み、小さなタスクを完了し、決められた場所に質問を残してもらいます。質問から不明瞭なルールが見つかったら、文書を更新します。

会話を項目へ結び付けておく必要があればコメントを、特定の人へすぐ知らせるには@を使います。

共有スペースでミラーを安全に使う

ミラーは、同じアクティブなコンテンツを複数の場所へ表示します。チームダッシュボード、個人ビュー、共有参考資料に便利ですが、権限を考慮する必要があります。

元のミラーは共有スペース内に置きます。まず共有スペースに項目を作り、個人または補助ビューへミラーを作成します。共有スペース内の非公開の仮想ミラーは、他の人に権限エラーを表示することがあります。

顧客と作業する

通常は、誰が作業を始めるかによってフローを選びます。

• 顧客開始フローでは、顧客が依頼を送り、作業とレビューの段階を通り、最後に顧客が成果を承認します。
• 提供者開始フローでは、自分が授業、草稿、成果物を提供し、顧客が応答したあと、再びレビューまたは次の段階へ進みます。

シンプルなスペースには、はじめに、Inbox、In progress、Review、Done、Referenceを置けます。構造をテンプレートにし、顧客ごとにインスタンスを作成して、必要な人だけを招待します。

見直して簡素化する

スペースをしばらく使ったら、消えた作業、曖昧な責任、重複した情報、使われないセクション、忘れられるルールを探します。

セクション名の変更、引き継ぎの明確化、不要な段階の削除、例の追加など、根本的な問題を解決する最小の変更を行います。チームが学ぶほど、スペースはよりシンプルになるはずです。